El gabinete de prensa de eventos forma parte del equipo de un festival que lo contrata, por lo que es importante mantener una conexión constante con los miembros que componen la familia del festival. También importante saber qué responsabilidad tiene cada uno y a qué área se debe su trabajo. Lo habitual es trabajar entre áreas o canalizar toda la comunicación a través del gabinete de prensa de eventos con los distintos responsables, según sean las necesidades comunicativas del festival.
Gabinete de prensa de eventos y otras áreas de un festival
El gabinete de prensa de eventos trabaja codo con codo con el departamento de producción. De él obtiene toda la información técnica que necesita para realizar su trabajo. Y, si no es con dirección, es también con la persona responsable de producción con quien cierra el calendario y el planning de trabajo.
En caso de que el área de diseño sea independiente del gabinete de prensa de eventos, su trabajo irá siempre en paralelo. Sin un buen diseño el mensaje no llega, de ahí que sea importante escuchar las directrices estéticas y tácticas de ambos departamentos. Los dos compartirán carpetas y documentos en común, por lo que será necesario adecuar el flujo de información a través de alguna plataforma, ya sea para organizarlo (como Trello) o para compartir material (como Drive o Wetransfer).
Reuniones con el gabinete de comunicación de eventos
Es importante mantener reuniones periódicas de actualización y culminarlas con el reparto de tareas a cada responsable. Solo así funcionará la maquinaria que supone un equipo de festival. El gabinete de prensa de eventos es parte de sus ojos, oídos y boca, de ahí que una comunicación constante sea vital para que todo ruede. Y en la era actual ya no hay excusas con las videollamadas.
Si estás organizando un evento o lo has pensado, cuenta con un gabinete de prensa de eventos para dar un paso más allá. Conecta con tu público y difunde material profesional a medios de comunicación especializados.
